Application to Satellite Design Workshop

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Informationen zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.

2. Beschreibung und Kategorien von Daten

Das Formular sendet eine E-Mail an sdw@atlas.uni-stuttgart.de mit den eingegeben Daten. Darüber hinaus werden auch Datum und Uhrzeit des Absenders gespeichert.

Gespeichert werden die somit erfassten Daten in einer lokalen Datenbank durch die Abteilung Institut für Raumfahrtsysteme bzw. der Geschäftsstelle des Sonderforschungsbereich 1667 "ATLAS" der Universität Stuttgart.

Die erfassten Daten werden für die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung "Satellite Design Workshop (SDW)" verwendet, geplant am 16. bis 22. September 2025 im Raumfahrtzentrum Baden-Württemberg (RZBW) in Stuttgart.

Die Pflichtfelder des Formulars umfassen persönliche Daten wie folgt: Kontaktdaten (bestehend aus E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Straße, Postleitzahl, Stadt, ggfs. Bundesstaat oder Provinz und Land), Angaben zum Studium oder zur Arbeitstätigkeit (bestehend aus Studienfach/Arbeitsbereich, Universität/Unternehmen, Status/Position, (Erwartetes) Jahr des Abschlusses, bisherige Dauer des Studiums oder der Tätigkeit und Titel des höchsten akademischen Abschlusses), Selbsteinschätzung der Sprachkompetenzen (bestehend aus englischsprachige Fähigkeiten in Schrift und Wort, Muttersprache(n) und ggfs. weiteren Sprachen), persönliche Motivation zur Teilnahme am Workshop, Einschätzung der eigenen Expertise (bestehend aus der Angabe von mindestens zwei präferierten Teampositionen im Workshop sowie einer Einschätzung der relevantesten Abschnitte im eigenen Lebenslauf), sowie einer Abfrage des Bedarfs zur Organisation einer Unterkunft für die Dauer des Workshops.

Weiterhin ist die Einreichung eines aktuellen Lebenslaufs sowie eines aktuellen Notenspiegels der eigenen Hochschule bzw. Alma Mater erforderlich. Ein von einer qualifizierten Drittperson ausgefülltes Empfehlungsformular, für welches ein entsprechender Vordruck bereitgestellt wird, kann ebenfalls über dieses Formular eingereicht werden. Alternativ kann selbiges direkt von der Drittperson an die designierte Kontakt-E-Mailadresse des Workshops übermittelt werden. In diesem Fall wird der Inhalt des übermittelten Formulars auch gegenüber dem/der BewerberIn nicht offengelegt.

Abschließend muss der/die BewerberIn seine/ihre Zustimmung zur a) zweckgebundenen Verarbeitung der übermittelten Daten, b) zur Wahrung des für die Dauer der Veranstaltung und dem/der BewerberIn zur deren Vor- und Nachbereitung überlassenen geistigen Eigentums erklären, sowie c) seine/ihre Kenntnisnahme erklären, dass im Rahmen der Veranstaltung Bild-, Ton- und Videomaterial aufgenommen wird, welches etwa im Rahmen einer öffentlichen Berichterstattung sowie zur Bewerbung zukünftiger vergleichbarer Veranstaltungen veröffentlicht werden kann.

Die oben genannten Angaben und Einreichungen müssen gemacht werden, damit die im Formular eingetragenen Daten abgeschickt werden können.

Für die Absendung des Formulars nicht erforderliche Daten sind ernährungstechnische Einschränkungen sowie ggfs. weitere Hinweise an die Organisatoren der Veranstaltung. Diese Angaben sind freiwillig, jedoch kann deren Nichtangabe im Einzelnen zur Folge haben, dass persönliche Bedürfnisse etwa in Bezug auf die Ernährung oder ggfs. körperliche Einschränkungen nicht hinreichend in der Organisation der Veranstaltung berücksichtigt werden können.

3. Zweck

Die im Rahmen dieser Bewerbung erhobenenen personenbezogenen Daten werden vom Organisationskommittee zum Zweck der Auswahl von einzuladenden TeilnehmerInnen an der Veranstaltung gesichtet. Darüber hinaus erfolgt eine Kontaktaufnahme zum Absender zwecks Mitteilung des persönlichen Ergebnisses dieses Auswahlprozesses sowie zur weiteren Übermittlung von Informationen im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung.

Für den Fall, dass im Zuge einer erfolgreichen Bewerbung die Organisation einer für den/die TeilnehmerIn kostenlose Unterbringung von ihm/ihr gewünscht wird werden ausschließlich die hierfür erforderlichen Daten zu Buchungszwecken an die Unterbringung weitergeleitet.

Weiterhin wird eine Teilnehmerliste erstellt, anhand derer im Zuge eines erfolgreichen Abgleichs vor Ort Zugang zu den Veranstaltungsräumlichkeiten und -leistungen gewährt wird. Dem/der TeilnehmerIn wird ein auf Grundlage der übermittelten Daten erstelltes persönliches Namensschild ausgehändigt, welches als Nachweis für die Zugangsberechtigung über die weitere Dauer der Veranstaltung dient.

4. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz.

5. Empfänger

Empfänger der mittels Formular übertragenen personenbezogenen Daten sind in den Bereichen Institut für Raumfahrtsysteme bzw. der Geschäftsstelle des Sonderforschungsbereich 1667 "ATLAS" tätige Beschäftigte der Universität Stuttgart.

Aus haushaltsrechtlichen Gründen erhält für die Abrechnung des Caterings die Haushaltsabteilung eine Teilnehmerliste.

6. Dauer der Speicherung

Die mittels des Formulars übertragenen Daten werden in eine lokale Datenbank übertragen und für 10 Jahre gespeichert. Per Dateiupload über das Formular oder E-Mail-Anhang übermittelte Dateien werden 6 Monaten nach Eingang gelöscht.

Die Teilnehmerliste bei der Haushaltsabteilung wird mit den Haushaltsunterlagen für 10 Jahre gespeichert.

7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit

Ohne Pflichtangaben kann die Bewerbung für sowie ggfs. die Teilnahme an der Veranstaltung nicht ermöglicht werden.

Auskunft über und/oder eine Löschung der übermittelten Daten kann jederzeit bei der Geschäftsstelle des Sonderforschungsbereich 1667 "ATLAS" der Universität Stuttgart beantragt werden. Erfolgt eine Beantragung der Löschung der übermittelten Daten vor Beginn der Veranstaltung, erlischt jedoch der Anspruch auf eine Berücksichtigung für eine mögliche Teilnahme an selbiger.

8. Ihre Rechte

Informationen über Ihre Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.

Please note that the English version of this text is intended to assist the reader's understanding, but is not legally binding. The German version takes precedence in all matters.

1. Controller and data protection officer

Information on the controller and the data protection officer can be found in the university's privacy policy.

2 Description and categories of data

The form records the data you enter and transmits them via e-mail to sdw@atlas.uni-stuttgart.de. The date and time are also recorded in the database.

The data collected in this manner is stored in a local database at the Institute of Space Systems, specifically the offices of the Collaborative Research Center 1667 "ATLAS" at the University of Stuttgart.

The data will be used for the planning, preparation, implementation and follow-up of the event "Satellite Design Workshop (SDW)", scheduled on 16-22 September 2025 at the Space Centre Baden-Württemberg in Stuttgart, Germany.

The mandatory fields of the form include personal data as follows: Contact details (consisting of e-mail address, telephone number, street, postal code, city, state or province if applicable, and country), details of study or work activity (consisting of field of study/field of work, university/company, status/position, (expected) year of graduation, duration of study or activity to date and title of highest academic degree), self-assessment of language skills (consisting of written and spoken English language skills, mother tongue(s) and other languages if applicable), personal motivation to participate in the workshop, assessment of own expertise (consisting of the indication of at least two preferred team positions in the workshop as well as an assessment of the most relevant sections of your CV), as well as a query regarding the need to organize accommodation for the duration of the workshop.

Furthermore, an up-to-date curriculum vitae and a transcript of records from your university or alma mater must be submitted. A recommendation form completed by a qualified third party, for which a corresponding template is provided, can also be submitted via this online form. Alternatively, the form can be sent directly by the third party to the designated contact e-mail address of the workshop. In this case, the content of the submitted form will not be disclosed to the applicant.

Finally, the applicant must declare his/her consent to a) the processing of the data provided for a specific purpose, b) the protection of any intellectual property provided to the applicant for the duration of the event and for its preparation and follow-up, and c) the applicant's acknowledgement that image, audio and video material will be recorded during the event, which may be published in the context of public reporting and for the promotion of future comparable events.

The abovementioned entries and submissions must be made in order for the data to be submitted.

Data not required for the submission of the form are dietary restrictions and, if applicable, further information for the organizers of the event. This information is voluntary, but failure to provide it in detail may mean that personal needs, for example with regard to diet or any physical limitations, cannot be adequately taken into account in the organization of the event.

3. Purpose

The personal data collected through this form will be reviewed by a the organizing committee for the purpose of selecting participants to be invited to the event. The data provided will further be used to contact applicants for the purpose of informing them about the status of their application as well as to provide additional information related to the event.

In the event that, in the course of a successful application, the organization of accommodation free of charge for the participant is requested by them, only the data required for this purpose will be forwarded to the accommodation for booking purposes.

Furthermore, a list of participants will be created, on the basis of which access to the event premises and services will be granted following a successful on-site check-in. The participant will be issued with a personal name badge based on the data provided, which serves as proof of access authorization for the remainder of the event.

4 Legal basis

The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. e DS-GVO in conjunction with Art. 6 para. 3 DS-GVO in conjunction with § 4 Landesdatenschutzgesetz.

5. Recipient

Recipients of the personal data transmitted via the registration form are employees of the University of Stuttgart working at the Institute of Space Systems, specifically the office of the Collaborative Research Center 1667 "ATLAS".

For budgetary reasons, the budget department receives a list of participants for the billing of the catering.

6 Duration of storage

The data transmitted via this form will be transferred to a local database and stored for 10 years. Data files received via the online form or as an e-mail attachment will be deleted after six months.

The list of participants in the budget department is stored with the budget documents for 10 years.

7 Consequences of non-disclosure, possibility of objection or removal

All mandatory information is required for the application and possible participation at the event.

Information about and/or deletion of the submitted data can be requested at any time from the office of the Collaborative Research Center 1667 "ATLAS" at the University of Stuttgart. Please not that if deletion of the submitted data is requested prior to the start of the event, any possibility to be considered for participation therein is forfeit.

8. Your rights

Information regarding your rights can be found in the university's privacy policy.